โปรแกรม Q.Soft มีเมนูสำหรับบันทึกประมาณการสั่งซื้อล่วงหน้าที่ลูกค้าส่งมาให้เพื่อวางแผนการผลิตได้ ต่อเมื่อได้ Confirmation Order แล้วจึงทำการตัดยอดออกจากสต็อกเพื่อส่งได้ทันที แต่หากสินค้าในสต็อกไม่พอส่งทั้งหมดก็วางแผนผลิตเพิ่มได้ เพราะเมื่อเราได้ Confirmation Order เราสามารถทำการจองสินค้าสำเร็จรูปเพื่อนำไปจัดส่งให้กับลูกค้าได้ทันที ทำให้ในโปรแกรมแยกยอดสินค้าที่ถูกจองเพราะยอดขายแล้วกับจำนวนสินค้าคงเหลือในสต็อกให้เป็นคนละตัวเลขกันเพื่อง่ายต่อการตรวจสอบ และนำจำนวนสินค้าที่ไม่พอไปวางแผนการผลิตต่อไปได้ คราวนี้ถ้าดันมีลูกค้าแทรกคำสั้งซื้อด่วนเข้ามาโดยที่สินค้าในสต็อกไม่พอส่งอยู่แล้วโปรแกรมก็จะให้เราเกลี่ยสินค้าในสต็อกเพื่อกระจายสินค้าให้กับลูกค้าตามที่เราอาจต่อรองกับลูกค้าด้วยการทยอยส่

ถ้ายอดยืนยันจำนวนสั่งซื้อไม่เกินยอดประมาณการที่เราผลิตรอไว้ก็ดีไป ก็จัดส่งตามนั้นได้เลย แต่ถ้ายอดสินค้าสำหรับจัดส่งให้ลูกค้าเจ้านี้ไม่เพียงพอโปรแกรมสามารถช่วยบริหารงานได้ดังนี้
1.ถ้าสินค้านั้นๆ เป็นสินค้าที่ส่งขายลูกค้ารายอื่นด้วย อาจไปยกเลิกการจองสินค้าที่ของไว้สำหรับลูกค้ารายอื่นก่อนเพื่อนำมาส่งให้กับเจ้าด่วนนี้
2.ถ้าสินค้ายังไม่พออีกจะสามารถแจ้งไปยังลูกค้าได้ทันทีว่าในอีก 2 ชั่วโมงลูกค้าจะได้รับสินค้าจำนวนเท่าไร และจำนวนที่เหลือจะได้รับเมื่อไร โดยเราจะผลักงานที่ไม่ด่วนออกไปก่อนแล้วนำงานด่วนนี้มาวางแผนว่าจะผลิตจำนวนที่เหลือของสินค้านี้ได้เสร็จเร็วที่สุดเมื่อไร โดยที่โปรแกรมจะประมวลผลกระทบต่องานอื่นๆ และแสดงให้ดูทั้งในรูปของ Gantt Chart และ Message เพื่อให้ผู้บริห

ได้ครับ โปรแกรมสามารถแยกแยะการคำนวณกรณีนี้ได้โดยอัตโนมัติ(แต่เราต้อง config โปรแกรมให้ถูกต้องก่อน) เพราะกรณี Common Part เป็น Made to Stock ซึ่งวางแผนไว้ล่วงหน้าก่อน พอได้รับคำสั่งซื้อสินค้าก็ให้โปรแกรมวางแผนการผลิตชิ้นงานนั้นโดยไม่ต่อเนื่องไปวางแผนการผลิต Common Part ได้ครับโดย Config นี้อยู่หน้า 2 ของเมนูสูตรการผลิตส่วนวัตถุดิบที่ใช้ผลิตในช่อง Proc. ครับ

เนื่องจากสินค้าต้องเดินทางมาจากต่างประเทศซึ่งใช้ระยะเวลาหลายวัน หรืออาจหลายเดือน ดังนั้นให้นำเอาระยะเวลาตรงนี้บวกกับระยะเคลียสินค้าที่ท่าเรือเป็น Purchase Lead Time โปรแกรมก็จะคำนวณระยะเวลาที่ควรสั่งซื้อแล้วสินค้ามาส่งทันการผลิตได้ครับโดยโปรแกรมเป็นลักษณะแนะนำนะครับควรสั่งซื้ออย่างช้าวันที่เท่าไร ซึ่งเราสามารถเปลี่ยนวันที่ต้องการสินค้าในใบสั่งซื้อได้ ประกอบกับการนำเข้าสินค้านั้นคงต้องสั่งทีจำนวนมากไม่ได้สั่งแค่พอดีกับการใช้จากการคำนวณความต้องการการใช้วัสดุที่เกิดขึ้นเท่านั้นแต่คงสั่งโดยอาศัยหลัก EOQ, MOQ ด้วยทั้งนี้ในการควบคุมปริมาณสินค้าคงคลังนั้นโปรแกรมสามารถตั้ง Alert ให้โปรแกรมเตือนเมื่อจำนวนสินค้าคงคลังของสินค้านั้นๆ ถึงจุด ROP ได้ ซึ่งก็จะเป็นอีกทางนึงในการช่วยบริหารปร

คำถามสั้น แต่คำตอบยาวนะครับ ต้องแบ่งเป็นกรณีๆ ไปครับให้พิจารณาว่าโรงงานของเราเข้าข่ายกรณีไหนนะครับ - กรณีโรงงานเป็น Sub Contact มีไม่กี่ขั้นตอนการผลิต(มักเจอกับโรงงานขนาดเล็ก) ซึ่งคำสั่งซื้อมักมีผลต่อคำสั่งผลิตทุกวัน(พูดง่ายๆคือ วางแผนเช้า เปลี่ยนแผนเย็น วางแผนเย็น พรุ้งนี้เช้าเปลี่ยน) ประเด็นมาจากเราเป็นผู้ผลิตรายเล็ก ยอดคำสั่งซื้อน้อย ไม่มีผลิตภัณฑ์หรือแบรนด์เป็นของตนเอง แบบนี้ไม่ต้องคิดวางแผนล่วงหน้าไว้ก่อนเป็นอาจเป็นเพียงเพื่อประมาณความต้องการการใช้วัสดุล่วงหน้า ส่วนคำสั่งผลิตถ้าเป็นของกะเช้าพรุ้งนี้ก็ยืนยันกันตอนเย็นเตรียมไว้ให้พนักงานที่เข้างานตอนเช้า ซึ่งอย่างน้อยผมอยากให้ควบคุมคำสั่งผลิตให้ได้อย่าเปลี่ยนอีกเลย ไม่ใช้ว่าโปรแกรมไม่ยอมให้เปลี่ยนนะครับ แต่มันมั่วไป เปลี่ยนแล้วในทางปฏิบัติจริงจะเตรียมของ เตรียมคน ก็กระทบการทำงานอีก ถ้ามี 2 กะ ก่อนเปลี่ยนกะที่ 2 ก็เตรียมใบสั่งงานให้พนักงานให้พร้อมต่อไป - กรณีโรงงานนำเข้าสินค้า หรือจ้างโรงงานอื่นผลิตชิ้นส่วน ตัวเองทำหน้าที่แค่ประกอบ และแพ็คสินค้า (3-4 ขั้นตอนผลิต) โรงงานแบบนี้เวลาได้คำสั่งซื้อมาแล้วก็ผลิตเลยแบบนี้ขั้นวางแผน และขั้นสั่งผลิตเกิดขึ้นพร้อมกันให้ใช้เวอร์ชั่น FLB (Few Level BOM) เพราะลักษณะงานประเภทนี้คือได้งานมาปุ๊ปรีบทำเลยไม่ต้อง 2 Steps (มักพบว่าเป็นโรงงานขนาดเล็กเหมือนกันครับ)