ระบบ ERP ในธุรกิจ SME

 ERP คืออะไร ปัจจุบันโลกได้เข้าสู่ยุคการปฏิวัติอุตสาหกรรมแบบทวีคูณ ทำให้ผู้ประกอบการธุรกิจประเภทต่างๆทั่วโลกต้องปรับตัวเพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลงนี้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้ประกอบการวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อมหรือ Small and Medium Enterprise (SME) ที่ได้รับผลกระทบที่เกิดขึ้นนี้เป็นอย่างมาก

   ดังนั้น SME จึงต้องเตรียมความพร้อมทั้งด้านกระบวนการทำงานของธุรกิจในด้านต่างๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งการนำเอาเทคโนโลยีสารสนเทศต่างๆเข้ามาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน เช่น Enterprise Resource Planning (ERP) หรือระบบสารสนเทศเพื่อการบรูณาการข้อมูล และการวางแผนทรัพยากรทางธุรกิจขององค์กรโดยรวม เพื่อให้เกิดการใช้ประโยชน์อย่างสูงสุดของทรัพยากรทางธุรกิจขององค์กร อีกทั้งช่วยประสานขั้นตอนการดำเนินงานได้อย่างเป็นระบบและบริหารห่วงโซ่อุปทาน (Supply Chain Management) ได้อย่างครอบคลุม ตั้งแต่กระบวนการจัดซื้อ จัดจ้าง การจัดการสินค้าคงคลัง การบริหารการผลิต การขาย การบัญชี การเงิน และการบริหารทรัพยากรบุคคล นอกจากนี้ระบบ ERP ยังช่วยลดขั้นตอนหรือลดความซ้ำซ้อนในการดำเนินงาน ช่วยให้สามารถวางแผนการลงทุน เพิ่มโอกาสในการขาย และสร้างผลกำไรให้กับธุรกิจ โดยการเชื่อมโยงระบบงานต่างๆภายในองค์กรให้เป็นระบบเดียวที่ได้มาตรฐาน และแสดงผลออกมาในลักษณะ Real Time ซึ่งช่วยให้เห็นภาพรวมของการดำเนินงาน ทำให้ผู้บริหารองค์กรสามารถวางแผนงานและตัดสินใจทางธุรกิจได้อย่างรวดเร็ว รวมถึงสามารถแก้ปัญหาภายในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
   ประเภทของระบบ ERP แบ่งออกเป็น 5 กลุ่ม คือ Material Resource Planning (MRP) หมายถึงระบบสารสนเทศเพื่อใช้ในการจัดทำแผนความต้องการวัสดุ โดยมีองค์ประกอบของข้อมูลนำเข้าที่สำคัญ 3 รายการ คือตารางการผลิตหลัก แฟ้มข้อมูลบัญชีรายการวัสดุ (Bill of Material File) และแฟ้มข้อมูลสถานะคงคลัง (Inventory Status File) Customer Resource Management (CRM) หมายถึงระบบสารสนเทศเพื่อบริหารความสัมพันธ์ระหว่างองค์กรและลูกค้า เพื่อให้เป็นความสัมพันธ์ระยะยาว โดยระบบนี้จะศึกษาพฤติกรรมการซื้อของลูกค้า ความสนใจ และความต้องการ เพื่อให้องค์กรนำข้อมูลเหล่านั้นมาวิเคราะห์และนำสินค้าเสนอต่อลูกค้าให้ใกล้เคียงกับที่ลูกค้าสนใจ การบริการหลังการขาย ลดการสูญเสียลูกค้า ลดต้นทุนทางการตลาด เพิ่มรายได้จากการที่ลูกค้าซื้อ และแนะนำให้คนรู้จักซื้อสินค้าขององค์กร Finance Resource Management (FRM) หมายถึงระบบสารสนเทศที่เน้นให้บริการเกี่ยวกับการเงินและบัญชี โดยอิงตามกฎระเบียบและข้อบังคับตามที่ประเทศนั้นๆกำหนด FRM ถือเป็นส่วนประกอบหลักของโครงสร้าง ERP ทั้งหมด โดยผลลัพธ์จากการประมวลผลของ FRM มักจะออกมาในรูปแบบรายงาน ทั้งรายงานสำหรับระดับปฏิบัติการ รายงานสำหรับผู้บริหารและรายงานสำหรับหน่วยงานภายนอก เช่น กรมบัญชีกลาง กรมสรรพากร เป็นต้น Human Resource Management (HRM) หมายถึงระบบสารสนเทศเพื่อการบริการงานทางบุคคล จัดประกอบด้วยข้อมูลพื้นฐานของพนักงานในองค์กร ข้อมูลพื้นฐานของโครงสร้างองค์กร และการประมวลผลเกี่ยวกับเงินเดือน เป็นต้น Supply Chain Management (SCM) หมายถึงระบบสารสนเทศเพื่อจัดการกระบวนการไหลของวัสดุ สินค้าตลอดจนข้อมูลและธุรกรรมต่างๆ ผ่านองค์กรที่เป็นผู้ส่งมอบ ผู้จัดจำหน่าย ไปจนถึงลูกค้า โดยที่องค์กรต่างๆ มีความสัมพันธ์ทางธุรกิจต่อกันคุณสมบัติของระบบ ERP ที่สำคัญ คือ

   1. ความยืดหยุ่น (Flexible) คือสามารถรองรับองค์กรหรือการปรับเปลี่ยนในอนาคตได้ อีกทั้งการเก็บข้อมูลควรใช้ฐานข้อมูลกลางเดียวกัน เพื่อให้สามารถบูรณาการข้อมูลได้

  2. โมดูลควรอิสระจากกัน (Modular) คือควรประกอบด้วยหลายฟังก์ชันการทำงาน หรือหลายโมดูล ดังนั้นควรมีการทำงานที่แตกต่างกันอย่างชัดเจนและอิสระต่อกัน เพื่อป้องกันการเปลี่ยนแปลงและจะได้ไม่กระทบกับโมดูลอื่นๆ

  3. ครอบคลุม (Comprehensive) คือสามารถรองรับการทำงานได้หลากหลายฟังก์ชันหรือแพลตฟอร์ม (Platform) เนื่องจากแต่ละองค์กรมีลักษณะการทำงานที่แตกต่างกัน ดังนั้นต้องหลากหลายและครอบคลุม

  4. นอกเหนือจากองค์กร (Beyond the Company) คือสามารถเชื่อมต่อกับระบบสารสนเทศอื่นๆขององค์กรได้ ไม่จำกัดเพียงแค่ระบบ ERP เท่านั้น

  5. อยู่ในแนวทางปฏิบัติทางธุรกิจที่ดีที่สุด (Belong to the Best Business Practices) คือมีกระบวนการทำงานที่เป็นมาตรฐาน โดยนำกิจกรรมหรือกระบวนการทำงานที่จัดว่าเป็นสิ่งที่ดีที่องค์กรพึ่งมีไว้ในระบบ หากแต่องค์กรสามารถปรับแต่งได้ตามความเหมาะสมกับองค์กรนั้นๆ

ที่มา: https://www.depa.or.th/